基于个性化服务的高校档案馆网站调查

分类：参考文献    更新时间：05-12    来源：网络

 为了更好地了解高校档案馆的服务现状及开展个性化服务的基础条件，作者选取了全国 985 高校中本科开设了档案学专业的高校档案馆网站作为调查对象，它们分别是中国人民大学档案馆网站、武汉大学档案馆网站、南京大学档案馆网站、中ft大学档案馆网站、吉林大学档案馆网站、南开大学档案馆网站和四川大学档案馆网站。以网站的发展状况为依据，从内容质量、功能质量、系统质量三个方面入手，以探索其开展个性化服务的优势及不足。（见表 1）

（一）基础内容实用丰富，但特色内容不足

调查发现，这几个高校档案馆网站的基础内容都包括有档案馆概况、馆藏介绍、机构职能、政策法规、工作动态等，这对于使用者可以更好地认识和利用高校档案馆及其资源打下了基础。除此之外，这些基础内容都具有较高的准确性和严谨性，充实且更新相对及时。例如南京大学档案馆网站首页的新闻通告就更新到了 2016年的 12 月 9 日，且 2016 年一年就有 32 条活动的通知（2016 年 12 月 20 日统计）。但是，相较于基础内容，整体来说特色内容的建设则有待整合和提高。只有吉林大学、武汉大学和四川大学的档案馆网站，在首页有清晰明确的特色专题档案展示，其他几所高校的网站则没有专题档案或者专题档案的位置不够明晰。

（二）具有基本服务功能，但互动性不强

高校档案馆网站的档案检索、业务指导、相关链接、下载中心、站内搜索等功能，是网站开展服务的基础，就这方面来说，调查的网站所提供的基础服务功能都比较齐全，比如南京大学档案馆网站，就有服务指南、信息查询、电子文件、常用下载等功能。但是，档案馆网站服务整体还处于被动状态，和用户的互动性不强，互动方式不灵活。调查发现，这几个网站都没有设置档案论坛的板块，各个用户之间及用户与档案馆工作人员之间无法在网站上进行交流和分享。而且，“联系我们”普遍以电话和邮件的方式为主，网站首页设有高校档案馆的微信、微博等新媒介交流方式的很少，除了中ft大学和四川大学档案馆网站，其他高校档案馆网站都不太注重与用户的互动。

（三）具有文化教育功能，宣传力（影响力）不够

档案馆具有文化教育功能，高校的档案馆因为保存了许多有关高校建设发展历史及师生科研成果的档案，则更应该在这个方面体现出文化教育性质。不同的高校在发挥文化教育功能上各有特色。像是吉林大学的档案馆网站首页，就有“3D 校史馆”。中ft大学档案馆网站的“网上展厅”，即中ft大学历史文化展示，则包含了中大沿革，中大英杰、社会关怀、专题展览、史海钩沉和光影中大等丰富的内容，从各个角度解读了中ft大学源远流长的文化特色和历史记忆。但是，档案馆网站的宣传性整体不强，宣传手段不够灵活，没有结合线上线下互动统一的思路，譬如档案馆开展的活动，大多没有在网站首页明显的位置展示，而且档案馆网站也在内容设计上缺乏趣味性。例如武汉大学的访问人数统计，至 2016 年 12 月 23 日晚十点，只有 464 位访客。网站的浏览人数很少，那么通过网站进行文化教育的对象则会更少。此外，例如网站 3D 展厅这样生动展示档案资源的方式及校史小问答等趣味活动并没有得到大多档案馆网站的开发使用。

（四）利用相关管理系统，但易用性不强

高校档案馆基本上都有档案管理系统和档案查询系统，像是武汉大学、四川大学、南京大学等档案馆网站，都设置有档案管理系统。除此之外，武汉大学还有档案信息查询系统和现行文件查询中心，这些都为用户足不出户就可以利用到需要的档案资源提供了一定帮助，虽然部分的档案全文还是需要用户去档案馆亲自查询，但这些系统的开发和使用，还是优化了档案管理、查询、利用的方式。但是，有的系统存在易用性不强的情况，响应速度不够快捷，检索结果不够灵活。其中南开大

学的档案馆网站，在本选题调查的过程中，始终显示“403 Forbidden”，这样无法查询的状态对使用者而言影响是极大的，很有可能会使用户丧失对档案馆的信心并减少再次使用档案的动力。还有，吉林大学档案馆网站的“3D 校史馆”，存在多次网站打不开的现象。这些问题都体现了档案馆在网站建设中，维护工作不到位。

从以上的网站调查中发现，高校的档案馆网站较好地展示了高校档案馆的馆藏资源和服务能力，这也是在网络环境下师生及社会群体最快最便捷的使用档案资源的途径之一。高校档案馆网站的建设可以从一定程度体现高校档案馆的服务水平。但是，这些档案馆大多提供的是基础性的服务，服务方式还不够主动，服务意识还不够创新，服务手段不够多样。因此，高校档案馆可以借助网络提供个性化服务来开展更全面的工作。